Táto vyhláška upravuje administratívnu bezpečnosť registratúrnych záznamov¹ obsahujúcich utajované skutočnosti a utajovaných skutočností nelistinného charakteru, ak ich povaha dovoľuje nakladať s nimi ako s listinami (ďalej len „utajovaná písomnosť“), a ustanovuje opatrenia administratívnej bezpečnosti pre ochranu utajovaných skutočností na hmotných nosičoch so záznamom informácií podľa § 2 písm. c) prvého bodu zákona (ďalej len „hmotný nosič utajovaných písomností“).

Opatrenia administratívnej bezpečnosti podľa tejto vyhlášky sa nevzťahujú na utajované skutočnosti, ktoré sú vytvárané, spracovávané, prenášané a ukladané iba v elektronickej podobe pomocou technických prostriedkov alebo prostriedkov šifrovej ochrany informácií. Rozsah a spôsob manipulácie s takou utajovanou skutočnosťou ustanoví v štátnom orgáne štatutárny orgán, v obci starosta, vo vyššom územnom celku predseda a v inej právnickej osobe štatutárny orgán (ďalej len „vedúci“); ak je štatutárnym orgánom kolektívny orgán, je vedúcim na účely tejto vyhlášky ním písomne poverený člen kolektívneho orgánu.

Manipulácia s utajovanou písomnosťou na účely tejto vyhlášky je tvorba, príjem, evidencia, preprava, prenášanie, ukladanie, rozmnožovanie, vyraďovanie, uschovávanie a akékoľvek iné nakladanie s utajovanou písomnosťou (ďalej len „manipulácia“), ktorá sa zaznamenáva v administratívnej pomôcke, ktorou je najmä

Ochranu utajovanej písomnosti počas manipulácie s ňou zabezpečuje oprávnená osoba.

Administratívne pomôcky uvedené v odseku 1 musia byť zaevidované v knihe administratívnych pomôcok už pri ich zavedení. Knihu administratívnych pomôcok zaeviduje pracovisko, ktoré je v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo ich organizačnej zložke určené na plnenie úloh pôvodcu utajovanej skutočnosti registratúry.² Jednotlivé listy knihy administratívnych pomôcok a listy administratívnych pomôcok musia byť očíslované a na ľavej vnútornej strane obalu každej z nich musí byť uvedený názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, evidenčné číslo, počet listov, dátum pridelenia, meno, priezvisko a podpis vedúceho. Knihu administratívnych pomôcok vedie vedúcim písomne určená osoba (ďalej len „určená osoba“). Pri zmene určenej osoby alebo vedúceho sa doplní meno, priezvisko a podpis novej určenej osoby alebo vedúceho s uvedením dátumu zmeny. Prijatie administratívnej pomôcky potvrdí oprávnená osoba podpisom s uvedením mena, priezviska a dátumu prijatia.

Náležitosti štítku na obale protokolu utajovaných písomností a zápisu na ľavej vnútornej strane obalu sú uvedené v prílohe č. 7.

Poznámkový zošit sa označuje stupňom utajenia, pre ktorý je určený, a manipuluje sa s ním tak, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácii.

Zápisník oprávnenej osoby a poznámkový zošit sa po zániku určenia osoby oboznamovať sa s uvedeným stupňom utajenia podľa § 41 ods. 1 zákona odovzdajú osobe, ktorá z hľadiska pracovnoprávneho vzťahu alebo obdobného pracovného vzťahu vrátane služobného pomeru zodpovedá za jej činnosť (ďalej len „nadriadený“). Vrátenie zápisníka oprávnenej osoby a poznámkového zošita sa zaznamenáva v knihe administratívnych pomôcok. Odovzdané zápisníky oprávnených osôb a poznámkové zošity sa zničia v rámci vyraďovania utajovaných písomností, o čom sa vyhotoví záznam v knihe administratívnych pomôcok.

Evidencia utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, obsahuje najmä poradové číslo, dátum zaevidovania, číslo utajovanej písomnosti, celkový počet uložených listov utajovanej písomnosti vrátane počtu listov príloh, označenie vecných príloh, vec, znak hodnoty,³ lehotu uloženia,⁴ registratúrnu značku⁵ a záznam o vyradení podľa § 24 ods. 10. O zaradení utajovaných písomností do tejto evidencie rozhoduje vedúci. Evidenciu vedie priebežne oprávnená osoba určená vedúcim.

Všetky zápisy do administratívnych pomôcok s výnimkou poznámkového zošita sa vykonávajú podľa predtlače v poradí, v akom boli utajované písomnosti, písomné súhlasy, osvedčenia kuriérov, hmotné nosiče utajovaných písomností a bezpečnostné spisy doručené alebo vytvorené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma. V poznámkovom zošite musí byť v prípade vyhotovovaných záznamov zabezpečená trvalosť písma.

Každá utajovaná písomnosť sa označuje stupňom utajenia už pri jej vytváraní. Ak sa utajovaná písomnosť skladá z písomností alebo z častí písomnosti rôzneho stupňa utajenia, označí sa najvyšším z jednotlivých stupňov utajenia. Ak je to potrebné, jednotlivé časti utajovanej písomnosti, ktoré možno jednoznačne identifikovať, sa označia stupňom utajenia.

Stupeň utajenia sa na utajovanej písomnosti listinného charakteru označuje slovami PRÍSNE TAJNÉ, TAJNÉ, DÔVERNÉ alebo VYHRADENÉ napísanými červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby na prvej strane utajovanej písomnosti v pravej hornej časti podľa prílohy č. 8 a 9. Stupeň utajenia Prísne tajné a Tajné sa označuje na každej strane utajovanej písomnosti v pravej hornej a dolnej časti. Čisté strany utajovanej písomnosti sa takto neoznačujú.

Stupeň utajenia časti utajovanej písomnosti podľa odseku 1 sa výrazne vyznačuje na začiatku a na konci takejto časti utajovanej písomnosti skratkou stupňa utajenia podľa § 3 ods. 2 zákona v hranatých zátvorkách „[PT]“, „[T]“, „[D]“ alebo „[V]“.

Na utajovanej písomnosti nelistinného charakteru, najmä v prípade zariadenia, výrobku, hmotného nosiča utajovaných písomností, sa stupeň utajenia označuje na opisnom štítku a na obale, na ktorom sa uvádza aj názov štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky a číslo utajovanej písomnosti. Po vybavení sa utajovaná písomnosť nelistinného charakteru ukladá k protokolu utajovaných písomností vždy v zalepenej obálke, na ktorej sa uvádzajú náležitosti podľa § 14 ods. 2.

Pôvodca utajovanej skutočnosti môže rozhodnúť o osobitných požiadavkách alebo obmedzeniach manipulácie s utajovanou písomnosťou, a to najmä o lehote utajenia podľa § 8 ods. 2 písm. a) zákona a o rozsahu a spôsobe distribúcie utajovanej písomnosti; tieto osobitné požiadavky alebo obmedzenia pôvodca utajovanej skutočnosti vyznačí na utajovanú písomnosť.

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie s utajovanou písomnosťou sa uvedú na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti spravidla pod označenie stupňa utajenia, pri lehote utajenia napríklad slovami „Utajovať do ........“ a vyznačením presného dátumu v tvare „deň, mesiac, rok“ alebo slovným vyjadrením konkrétnej udalosti, napríklad slovami „Do vykonania domovej prehliadky“, pri spôsobe distribúcie utajovanej písomnosti napríklad slovami „Po využití vrátiť pôvodcovi utajovanej skutočnosti“, „Distribuovať len v listinnej podobe“.

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie s utajovanou písomnosťou vyznačuje oprávnená osoba, ktorej bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti.

O zmene alebo zrušení osobitných požiadaviek alebo obmedzení manipulácie s utajovanou písomnosťou môže rozhodnúť iba pôvodca utajovanej skutočnosti.

Každá zmena alebo zrušenie osobitných požiadaviek alebo obmedzení manipulácie s utajovanou písomnosťou sa bezodkladne písomne oznamuje všetkým adresátom utajovanej písomnosti.

Osobitné požiadavky alebo obmedzenia manipulácie s utajovanou písomnosťou, ako aj ich každá zmena alebo zrušenie podľa odseku 4 sú pre adresáta utajovanej písomnosti záväzné.

Označenie stupňa utajenia sa zmení alebo zruší

Zmenu označenia stupňa utajenia alebo zrušenie označenia stupňa utajenia podľa odseku 1 písm. b) pôvodca utajovanej skutočnosti písomne oznámi všetkým adresátom, ktorým bola utajovaná písomnosť doručená.

Po uplynutí určenej lehoty utajenia utajovanej písomnosti podľa § 4 ods. 1 sa táto písomnosť neodkladne preeviduje do registratúrneho denníka. Písomnosti sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné číslo sa na utajovanej písomnosti prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho denníka sa v protokole utajovaných písomností vyznačí v stĺpcoch č. 12 až 16 a v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia.

Pri zmene označenia stupňa utajenia sa utajovaná písomnosť preeviduje do protokolu utajovaných písomností podľa nového stupňa utajenia; preevidovanie sa vykoná podľa § 8 ods. 13. Zmena označenia stupňa utajenia sa na utajovanej písomnosti vykoná prečiarknutím pôvodného stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný, a vyznačením nového označenia stupňa utajenia. V pravom hornom rohu utajovanej písomnosti sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Ak sa zmena označenia stupňa utajenia vykonala na utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené evidovanej v spoločnom protokole utajovaných písomností, v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia a vyznačí sa nový stupeň utajenia.

Zrušenie označenia stupňa utajenia sa na utajovanej písomnosti vykoná prečiarknutím stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný. V pravom hornom rohu utajovanej písomnosti sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Po zrušení stupňa utajenia sa písomnosť neodkladne preeviduje do registratúrneho denníka. Písomnosti sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné číslo sa na utajovanej písomnosti prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho denníka sa v protokole utajovaných písomností vyznačí v stĺpcoch č. 12 až 16 a v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia.

Číslo utajovanej písomnosti tvorí

Za rokom pridelenia evidenčného čísla utajovanej písomnosti možno uviesť ďalšie znaky alebo údaje, ktoré sa oddelia pomlčkou.

Spisovú značku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, v ktorej bola utajovaná písomnosť vytvorená, určuje vedúci v písomnej podobe. Pri zmene názvu štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky určí vedúci novú spisovú značku; záznam o zmene spisovej značky sa uvedie na ľavej vnútornej strane obalu protokolu utajovaných písomností. Zmena spisovej značky sa vyznačí na štítku na obale protokolu utajovaných písomností čitateľným spôsobom.

Na prvej strane utajovanej písomnosti sa uvádzajú nasledovné náležitosti

Umiestnenie a forma zápisu náležitostí na utajovanej písomnosti podľa odseku 1 sú uvedené v prílohách č. 8 a 9.

Na prednej strane prvého listu vlastnej utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností, sa pri označenom stupni utajenia utajovanej písomnosti vyznačí konkrétna položka z vlastného zoznamu utajovaných skutočností právnickej osoby,^5a ktorá svojím obsahom zodpovedá vytváranej utajovanej písomnosti (napríklad „ZUS15“); to neplatí pre utajované skutočnosti vo forme ústneho vyjadrenia podľa § 2 písm. b) druhého bodu zákona a pre hmotný nosič utajovaných písomností podľa § 23 ods. 1.

Listy utajovanej písomnosti sa číslujú priebežne a musia byť pevne spojené tak, aby sa zabránilo možnosti výmeny listov a okrem toho možno samostatne číslovať strany alebo jednotlivé časti utajovanej písomnosti. Na utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné sa pevné spojenie prelepí lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia, a na zadnej strane utajovanej písomnosti sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Cez odtlačok úradnej pečiatky sa podpíše oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila. Čisté listy utajovanej písomnosti sa do počtu listov utajovanej písomnosti nezapočítavajú.

Prílohy pevne spojené s utajovanou písomnosťou, ktoré obsahujú utajované skutočnosti, sa označujú tak, že sa na prvej prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza: „Príloha č. ..., a stupeň utajenia. Listy príloh sú pevne spojené s utajovanou písomnosťou podľa odseku 4. Stupeň utajenia sa na prílohe vyznačuje podľa § 3 ods. 2. Vzor označovania utajovanej prílohy pevne spojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený v prílohe č. 10.

Prílohy pevne nespojené s utajovanou písomnosťou sa označujú tak, že sa na prvej prednej strane prílohy v pravom hornom rohu uvádza: „Príloha č. ... k č. p. .......", stupeň utajenia a počet listov tak ako na utajovanej písomnosti. Listy príloh sa číslujú samostatne, sú pevne spojené podľa odseku 4. O odpojení prílohy od utajovanej písomnosti sa vyhotoví záznam na utajovanej písomnosti a manipuluje sa s ňou podľa jej stupňa utajenia. Záznam o odpojení prílohy obsahuje najmä dátum odpojenia, dôvod, spôsob ďalšej manipulácie s touto prílohou, meno, priezvisko a podpis toho, kto túto prílohu odpojil. V prípade, že príloha k utajovanej písomnosti je určená len adresátovi, vyhotoví sa o tom záznam „Príloha len pri výtlačku č. ..." na prvej strane utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností. Vzor označovania utajovanej prílohy pevne nespojenej s utajovanou písomnosťou je uvedený v prílohe č. 10.

Prílohy pevne spojené alebo pevne nespojené s utajovanou písomnosťou, ktoré neobsahujú utajované skutočnosti, sa označujú tak, že sa v pravom hornom rohu prílohy uvádza: „Neutajovaná príloha č. ... k č. p. .......", a počet listov.

Pri zasielaní utajovanej písomnosti technickými prostriedkami sa pevné spojenie podľa odseku 4 vykoná až po zaslaní a prijatí, ak technický prostriedok neumožňuje zaslať ju ako pevne spojenú.

Na poslednom liste vlastnej utajovanej písomnosti na výtlačku, ktorý je určený na založenie k protokolu utajovaných písomností, sa vyznačí počet vytvorených výtlačkov s uvedením adresátov jednotlivých výtlačkov utajovanej písomnosti (ďalej len „rozdeľovník") podľa prílohy č. 8.

Vyznačenie rozdeľovníka a jeho vyplnenie zabezpečuje oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila.

Každá utajovaná písomnosť, ktorá bola vytvorená v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo v ich organizačnej zložke alebo im je doručená, eviduje sa zapísaním v protokole utajovaných písomností alebo v zbernom spise. Protokol utajovaných písomností sa používa jeden kalendárny rok. Ak nebola v priebehu roka v protokole utajovaných písomností zaevidovaná žiadna utajovaná písomnosť, môže sa po uzatvorení na konci kalendárneho roka podľa odseku 12 používať v nasledujúcom kalendárnom roku. Protokol utajovaných písomností vedie oprávnená osoba písomne poverená vedúcim na vedenie protokolu utajovaných písomností (ďalej len „poverená osoba") podľa prílohy č. 7; ak vedúci poverí viac osôb vedením protokolu utajovaných písomností, poverená osoba, ktorá evidenčný úkon vykonáva, to potvrdí v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 8. Utajované písomnosti stupňa utajenia Prísne tajné sa evidujú samostatne. Utajované písomnosti stupňa utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené sa môžu evidovať spoločne. Stupeň utajenia alebo zmena stupňa utajenia utajovanej písomnosti sa v spoločnom protokole utajovaných písomností vyznačí skratkou v stĺpci č. 1; v zbernom spise v stĺpci pod poradové číslo.

Doručená utajovaná písomnosť sa označuje odtlačkom prezentačnej pečiatky príjemcu, v ktorej sa uvádza najmä dátum zaevidovania, evidenčné číslo utajovanej písomnosti príjemcu z príslušného protokolu utajovaných písomností, počet listov utajovanej písomnosti a počet príloh utajovanej písomnosti a za lomkou počet doručených listov všetkých príloh.

Ak utajovanú písomnosť prijala iná oprávnená osoba ako poverená osoba, odovzdá ju neodkladne poverenej osobe na zaevidovanie.

Doručenú utajovanú písomnosť označenú na vnútornej obálke alebo na obale nápisom „DO VLASTNÝCH RÚK" poverená osoba neotvára. Takáto utajovaná písomnosť sa zaeviduje v protokole utajovaných písomností s uvedením údajov z vnútornej obálky alebo obalu a v pôvodnom neporušenom stave sa odovzdá adresátovi. Ostatné údaje potrebné na zaevidovanie do protokolu utajovaných písomností oznamuje adresát poverenej osobe neodkladne po oboznámení sa s obsahom utajovanej písomnosti.

Ten, kto prevezme utajovanú písomnosť na vybavenie alebo komu bolo pridelené evidenčné číslo z protokolu utajovaných písomností pri vytváraní vlastnej utajovanej písomnosti (ďalej len „spracovateľ“), to potvrdí podpisom v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 9 s uvedením dátumu prevzatia utajovanej písomnosti a priezviska. Koncept, ktorý slúži ako podklad na prípravu utajovanej písomnosti a nie je možné ho zničiť, sa eviduje ako samostatná utajovaná písomnosť. Každé ďalšie odovzdanie a následné prevzatie utajovanej písomnosti sa zaznamená v zápisníku oprávnenej osoby. Ak utajovanú písomnosť prevzal vedúci iba z dôvodu jej pridelenia na vybavenie, vyhotoví o tejto skutočnosti záznam na utajovanej písomnosti. Prevzatie utajovanej písomnosti sa v zápisníku oprávnenej osoby nezaznamenáva ani vtedy, ak utajovanú písomnosť prevezme poverená osoba na zaevidovanie do protokolu utajovaných písomností.

Nadbytočným výtlačkom utajovanej písomnosti sa rozumie každý jej ďalší výtlačok, ktorý nie je určený na uloženie k protokolu utajovaných písomností v rámci štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, napríklad môže ísť o neodoslaný výtlačok utajovanej písomnosti, vrátený výtlačok utajovanej písomnosti nespĺňajúci náležitosti utajovanej písomnosti. Za nadbytočný výtlačok utajovanej písomnosti nie je možné považovať utajovanú písomnosť vybavenú prvopisom alebo utajovanú písomnosť, ktorá sa v rámci štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky nachádza len v jednom výtlačku. Oprávnená osoba, ktorá utajovanú písomnosť vytvorila, chybné alebo nadbytočné výtlačky zničí podľa osobitného predpisu⁶ mimo vyraďovacieho konania (§ 24).

Každá oprávnená osoba, ktorá sa oboznámila s utajovanou písomnosťou označenou stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné bez jej pridelenia na vybavenie, potvrdí toto oboznámenie sa záznamom na kontrolnom liste alebo priamo na utajovanej písomnosti, resp. na jej prílohe tak, aby nedošlo k zásahu do obsahu a náležitostí utajovanej písomnosti. Záznam o oboznámení sa s utajovanou písomnosťou obsahuje najmä dátum oboznámenia sa, meno, priezvisko a podpis oprávnenej osoby, ktorá sa s utajovanou písomnosťou oboznámila. O spôsobe zaznamenania oboznámenia sa s utajovanou písomnosťou stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné môže rozhodnúť vedúci.

Ku každej utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné sa vyhotoví kontrolný list podľa prílohy č. 11, ak sa oboznámenie s utajovanou písomnosťou nepotvrdilo priamo na utajovanej písomnosti alebo na jej prílohe; kontrolný list k utajovanej písomnosti pripojí ten, kto utajovanú písomnosť predložil na oboznámenie ďalším oprávneným osobám. Kontrolný list je vedený k utajovanej písomnosti, nemá samostatné poradové číslo, nie je pevne spojený s utajovanou písomnosťou a nezapočítava sa do počtu listov utajovanej písomnosti. Záznam o pripojení kontrolného listu sa vyhotoví na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti podľa prílohy č. 8. Kontrolný list sa zničí v rámci vyraďovania utajovanej písomnosti.

Ku každej prílohe pevne nespojenej s utajovanou písomnosťou sa kontrolný list pripája až pri jej odpojení od utajovanej písomnosti, ak sa oboznámenie nepotvrdilo záznamom na tejto prílohe.

Po vyplnení všetkých riadkov kontrolného listu ďalší kontrolný list pripojí ten, kto utajovanú písomnosť predkladá na oboznámenie ďalším oprávneným osobám po zapísaní pôvodného kontrolného listu.

Pri zápisoch na utajovanej písomnosti musí byť zabezpečená trvalosť písma.

Na konci príslušného kalendárneho roka alebo pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky počas kalendárneho roka, sa protokol utajovaných písomností uzatvorí tak, že sa posledný zápis podčiarkne. Pod čiarou sa uvedie dátum uzatvorenia, meno, priezvisko a podpis poverenej osoby a jej nadriadeného. Ak utajovaná písomnosť nebola vybavená do 31. decembra príslušného kalendárneho roka, preeviduje sa do protokolu utajovaných písomností pre nasledujúci kalendárny rok.

Preevidovanie utajovanej písomnosti sa vyznačí v pôvodnom protokole utajovaných písomností v stĺpcoch č. 12 až 16 textom „Preevidované na č. p.: ...". V protokole utajovaných písomností, do ktorého sa utajovaná písomnosť preeviduje, v stĺpci č. 2 sa napíše dátum preevidovania a zo stĺpcov č. 3 až 9 sa odpíšu všetky zápisy z pôvodného protokolu utajovaných písomností, pričom v stĺpcoch č. 3 až 5 sa vyznačí preevidovanie textom „Preevidované z č. p.: ...". Na utajovanej písomnosti (zbernom spise) sa pôvodné číslo prečiarkne tak, aby zostalo čitateľné, a uvedie sa text „Preevidované na č. p.: ...". V zbernom spise sa posledný zápis ku dňu preevidovania podčiarkne a v zápisoch sa pokračuje nasledujúcim poradovým číslom. Pri preevidovaní utajovanej písomnosti poverená osoba prekontroluje jej úplnosť a potvrdí to záznamom na prvej strane utajovanej písomnosti zápisom: „Písomnosť úplná – dátum, priezvisko a podpis".

Utajované interné predpisy a utajované písomnosti určené na založenie do evidencie utajovaných interných predpisov, do bezpečnostných spisov a do evidencie utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, sa po zaevidovaní do protokolu utajovaných písomností zapíšu a uložia do týchto evidencií; uloženie sa vyznačí v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 13. Utajovaná písomnosť uložená do týchto evidencií sa následne vyraďuje priamo z uvedených evidencií podľa § 24.

Vedenie protokolu utajovaných písomností a nevybavené utajované písomnosti sa kontrolujú najmenej raz za tri mesiace. Kontrolu vykonáva vedúci alebo iná oprávnená osoba písomne určená vedúcim, ktorou však nemôže byť poverená osoba. V prípade zistenia nedostatkov sa vyhotoví registratúrny záznam o výsledku kontroly, v ktorom sa uvedú zistené nedostatky, spôsob a termín ich odstránenia, dátum, meno a priezvisko a podpis osoby, ktorá kontrolu vykonala; pod predtlačou strany v protokole utajovaných písomností sa uvedie len číslo registratúrneho záznamu o výsledku kontroly. Ak nedostatky zistené neboli, pod predtlačou strany v protokole utajovaných písomností sa uvedie záznam „Bez nedostatkov", dátum, meno a priezvisko a podpis osoby, ktorá kontrolu vykonala.

Z protokolu utajovaných písomností vedeného v elektronickej podobe sa ďalšie evidenčné čísla utajovaných písomností prestanú prideľovať v posledný deň kalendárneho roka, v ktorom sa protokol utajovaných písomností používal. Protokol utajovaných písomností vedený v elektronickej podobe sa vyhotoví vo forme listinného dokumentu, kde sa doplnia náležitosti uvedené v odseku 12, alebo sa uloží na hmotný nosič utajovaných písomností najneskôr do 31. januára nasledujúceho kalendárneho roka; tento postup sa uplatní aj pri zmene poverenej osoby. Protokol utajovaných písomností, ktorý je vyhotovený vo forme listinného dokumentu alebo je uložený na hmotnom nosiči utajovaných písomností, sa dodatočne zaeviduje ako administratívna pomôcka.

Ak sa vytvoria alebo doručia k tej istej veci viac ako dve utajované písomnosti, založí sa zberný spis podľa prílohy č. 12. Zberný spis sa označí na prvej prednej strane odtlačkom úradnej pečiatky, číslom utajovanej písomnosti z protokolu utajovaných písomností, slovným označením stupňa utajenia napísaným červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby a názvom veci.

Založenie zberného spisu sa vyznačí v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 3 pod označenie odosielateľa skratkou „ZS" odlišnou farbou, ako sú vedené ostatné zápisy. Zberný spis vedie spracovateľ.

Do zberného spisu sa zapisujú všetky utajované písomnosti vrátane tých, ktoré sú pod číslom zberného spisu zapísané v protokole utajovaných písomností. Prvá utajovaná písomnosť v zbernom spise má číslo totožné s číslom z protokolu utajovaných písomností. Každá ďalšia utajovaná písomnosť sa označuje týmto číslom a za pomlčkou poradovým číslom zo zberného spisu, začínajúc číslom jeden.

Po vybavení poslednej utajovanej písomnosti zapísanej v zbernom spise sa zberný spis uzatvorí tak, že sa posledný zápis podčiarkne; pod čiarou sa uvedie dátum uzatvorenia, celkový počet listov vrátane počtu listov príloh, počtu listov zberného spisu, znak hodnoty, lehota uloženia, registratúrna značka, meno, priezvisko a podpis spracovateľa. Uzatvorenie zberného spisu schváli podpisom nadriadený spracovateľa; na súde sudca, na prokuratúre prokurátor.

Ak sú v zbernom spise evidované utajované písomnosti označené rôznym stupňom utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené, zberný spis sa označuje podľa utajovanej písomnosti označenej najvyšším stupňom utajenia.

Všetky zápisy do zberného spisu sa vykonávajú podľa predtlače v poradí, v akom boli utajované písomnosti prijaté alebo vytvorené, a to tak, aby bola zabezpečená trvalosť písma.

Utajovaná písomnosť zapísaná v zbernom spise, na ktorej došlo k zmene označenia stupňa utajenia alebo k zrušeniu označenia stupňa utajenia, zostáva po vyznačení zmeny uložená v zbernom spise.

Zmena označenia stupňa utajenia sa na zbernom spise vykoná prečiarknutím pôvodného stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný, a vyznačením nového označenia stupňa utajenia. V pravom hornom rohu zberného spisu sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Ak sa zmena označenia stupňa utajenia vykonala na zbernom spise označenom stupňom utajenia Tajné, Dôverné a Vyhradené evidovanom v spoločnom protokole utajovaných písomností, v stĺpci č. 1 sa prečiarkne skratka stupňa utajenia a vyznačí sa nový stupeň utajenia. Zmena označenia stupňa utajenia zberného spisu sa vykonáva až po zmene označenia všetkých utajovaných písomností s daným stupňom utajenia zapísaných v zbernom spise.

Zrušenie označenia stupňa utajenia sa na zbernom spise vykoná prečiarknutím stupňa utajenia tak, aby pôvodný zápis ostal čitateľný. V pravom hornom rohu zberného spisu sa uvedie dátum vykonania zmeny, dôvod, meno, priezvisko a podpis osoby, ktorá zmenu vykonala. Po zrušení stupňa utajenia sa zberný spis neodkladne preeviduje do registratúrneho denníka. Zbernému spisu sa pridelí nové číslo z registratúrneho denníka. Pôvodné číslo sa na zbernom spise prečiarkne. Preevidovanie do registratúrneho denníka sa v protokole utajovaných písomností vyznačí v stĺpcoch č. 12 a 13; stĺpce č. 14 až 16 sa prečiarknu. Zberný spis sa preeviduje do registratúrneho denníka až po zrušení označenia stupňa utajenia všetkých utajovaných písomností v ňom zapísaných.

Utajované písomnosti označené stupňom utajenia Tajné, Dôverné alebo Vyhradené, týkajúce sa rovnakej problematiky, ktoré sú v protokole utajovaných písomností zaevidované pod rôznymi evidenčnými číslami, je možné uložiť v jednom spoločnom zväzku. Také uloženie utajovaných písomností sa vyznačí v stĺpci č. 13 protokolu utajovaných písomností s uvedením označenia zväzku. Spoločný zväzok vedie nadriadený alebo ním určená oprávnená osoba, ktorá je spravidla aj spracovateľom utajovaných písomností v ňom uložených.

Na obale zväzku sa vyznačí odtlačok záhlavnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, označenie zväzku, stupeň utajenia červenou farbou podľa stupňa utajenia písomnosti uloženej v tomto zväzku označenej najvyšším stupňom utajenia, čísla uložených utajovaných písomností s uvedením celkového počtu listov utajovanej písomnosti a názvy vecí. Ak sú utajované písomnosti uložené v spoločnom zväzku označené rôznymi stupňami utajenia, so zväzkom sa manipuluje tak ako s utajovanou písomnosťou označenou najvyšším stupňom utajenia uloženou v tomto zväzku.

Ak bola utajovaná písomnosť uložená v spoločnom zväzku vybavená, oznamuje sa poverenej osobe spôsob vybavenia, počet listov, znak hodnoty, lehota uloženia a registratúrna značka neodkladne po jej vybavení. Ak utajovaná písomnosť uložená v spoločnom zväzku nebola do 31. decembra príslušného kalendárneho roka vybavená, postupuje sa podľa § 8 ods. 12. Spoločný zväzok môže oprávnená osoba viesť a dopĺňať aj viac kalendárnych rokov, ak to vyžaduje charakter spoločného zväzku.

Do spoločného zväzku sa môžu ukladať utajované písomnosti, ktoré sú evidované v protokole utajovaných písomností alebo sú zapísané v zbernom spise spoločne so zberným spisom, a registratúrne záznamy.

Spoločný zväzok môže byť zasielaný mimo miesta uloženia len v odôvodnených prípadoch pre potreby konania pred štátnym orgánom ako príloha utajovanej písomnosti. Pred odoslaním musí byť vyhotovené pevné spojenie všetkých utajovaných písomností a registratúrnych záznamov v ňom uložených.

Pevné spojenie sa zabezpečí previazaním alebo iným spojením všetkých utajovaných písomností a registratúrnych záznamov, napríklad šnúrkou ukončenou uzlom s následným prelepením lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia. Na zadnej strane utajovanej písomnosti sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Adresát, ktorému bol spoločný zväzok zaslaný, nemôže zasahovať do pevného spojenia spoločného zväzku vyhotoveného spracovateľom spoločného zväzku.

Pevné spojenie spoločného zväzku môže porušiť len pôvodca utajovanej skutočnosti alebo spracovateľ, iba v prípade doplnenia ďalších utajovaných písomností alebo registratúrnych záznamov do spoločného zväzku alebo z dôvodu uplynutia lehoty uloženia a vrátenia utajovaných písomností a registratúrnych záznamov do protokolov na uloženie. Po vrátení utajovanej písomnosti na uloženie k protokolu utajovaných písomností sa zápis v stĺpci č. 13 prečiarkne.

Vedenie spoločného zväzku sa ukončí na základe rozhodnutia nadriadeného, na súde a prokuratúre na základe pokynu spracovateľa a utajované písomnosti sa vrátia na uloženie k príslušnému protokolu utajovaných písomností podľa § 14 ods. 2 druhej vety. Súčasne sa zabezpečí odovzdanie registratúrnych záznamov k registratúrnemu denníku.

Príjem utajovanej písomnosti doručiteľovi potvrdzuje príjemca dátumom, priezviskom a podpisom do doručovacieho zošitu, na doručenku, na návratku alebo na utajovanú písomnosť určenú na uloženie k protokolu utajovaných písomností pri dodržaní podmienky uvedenej v § 2 ods. 8.

Ak má prijatá utajovaná písomnosť poškodenú obálku alebo je zrejmé, že sa s obsahom utajovanej písomnosti mohla oboznámiť nepovolaná osoba podľa § 2 písm. g) zákona, poverená osoba vyhotoví záznam o zistených skutočnostiach, ktorý sa pripojí k utajovanej písomnosti, a jeho kópia sa zašle odosielateľovi.

Ak sa po otvorení obálky alebo obalu utajovanej písomnosti zistí, že utajovaná písomnosť je určená inému adresátovi, poverená osoba ju vráti odosielateľovi po podpísaní sa na zadnej strane utajovanej písomnosti. Na pôvodnú obálku sa napíše záznam s uvedením dátumu otvorenia, označením štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky, ktorej bola utajovaná písomnosť omylom doručená, meno, priezvisko a podpis oprávnenej osoby. Utajovaná písomnosť sa vloží spolu s pôvodnou obálkou do novej obálky, ktorá sa označí spôsobom ustanoveným v § 17.

Doručenú utajovanú písomnosť, ktorá nemá náležitosti utajovanej písomnosti, poverená osoba vráti pôvodcovi utajovanej skutočnosti po zaevidovaní v protokole utajovaných písomností. V stĺpci č. 12 príslušného protokolu utajovaných písomností sa uvedie text „Písomnosť vrátená"; stĺpce č. 9, 13 až 16 sa vyčiarknu. Na vrátenej utajovanej písomnosti vyhotoví adresát záznam o zistených nedostatkoch. Po doručení vrátenej utajovanej písomnosti sa táto utajovaná písomnosť zaeviduje pod novým číslom utajovanej písomnosti podľa § 8 ods. 1. Ak nie je možné utajovanú písomnosť vrátiť pôvodcovi utajovanej skutočnosti z dôvodu plnenia neodkladných opatrení alebo termínovaných úloh z nej vyplývajúcich, adresát upozorní pôvodcu utajovanej skutočnosti na zistené nedostatky a požiada o ich neodkladné odstránenie písomne registratúrnym záznamom; utajovaná písomnosť sa v tomto prípade zaeviduje podľa § 8 ods. 1.

Spôsob vybavenia utajovanej písomnosti sa uvádza v stĺpci č. 12 protokolu utajovaných písomností.

Na prednej strane prvého listu utajovanej písomnosti sa uvedie spracovateľ, znak hodnoty, lehota uloženia a registratúrna značka; to neplatí pri utajovanej písomnosti zapísanej v zbernom spise, kde sa spracovateľ, znak hodnoty, lehota uloženia a registratúrna značka uvedú na zbernom spise.

Utajované písomnosti sa uschovávajú a ukladajú v súlade s ustanoveniami osobitného predpisu.⁶

Utajovaná písomnosť sa po vybavení, ak nie je uložená v spoločnom zväzku, v evidencii utajovaných interných predpisov, v bezpečnostnom spise alebo v evidencii utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, neodkladne vráti poverenej osobe na uloženie k príslušnému protokolu utajovaných písomností. Poverená osoba potvrdí také prevzatie vybavenej utajovanej písomnosti podpisom v protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 10 s uvedením dátumu vrátenia utajovanej písomnosti. Ak sa ukladá utajovaná písomnosť v zalepenej obálke, obálka sa na spojoch prelepí lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia. Na zadnej strane obálky sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok úradnej pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Cez odtlačok úradnej pečiatky sa podpíše nadriadený spracovateľa; na súde sudca, na prokuratúre prokurátor. Spracovateľ vyznačí na obálke číslo utajovanej písomnosti, stupeň utajenia, spôsob vybavenia, počet uložených listov, znak hodnoty, lehotu uloženia a registratúrnu značku.

Pôvodca utajovanej skutočnosti zničí mimo vyraďovacieho konania ďalšie výtlačky vybavenej utajovanej písomnosti, ktoré mu boli vrátené adresátmi; to neplatí v prípade utajovanej písomnosti vybavenej prvopisom. Zničenie ďalšieho výtlačku utajovanej písomnosti vykoná najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená nadriadeným oprávnenej osoby. Záznam o zničení vyznačí komisia v rozdeľovníku na utajovanej písomnosti uloženej pri protokole utajovaných písomností, v evidencii utajovaných interných predpisov, v bezpečnostnom spise alebo v evidencii utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie. Záznam o zničení obsahuje číslo výtlačku, dátum zničenia, meno, priezvisko a podpisy všetkých členov komisie.

Utajované písomnosti stupňa utajenia Prísne tajné sa ukladajú alebo uschovávajú oddelene od ostatných utajovaných písomností.

Utajovanú písomnosť možno vypožičať na nevyhnutne potrebný čas len

Súhlas nadriadeného a žiadosť podľa odseku 5 sa nevzťahuje na vypožičanie utajovanej písomnosti v rámci jedného štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, ak vedúci písomne nerozhodne inak. Vrátenie vypožičanej utajovanej písomnosti sa zabezpečí prostredníctvom zápisníka oprávnenej osoby.

Vypožičané utajované písomnosti sa každý rok v priebehu januára odovzdajú na ich fyzickú kontrolu poverenej osobe, od ktorej boli vypožičané. Za odovzdanie vypožičanej utajovanej písomnosti na fyzickú kontrolu zodpovedá oprávnená osoba, ktorá si utajovanú písomnosť vypožičala. V prípade nesplnenia uvedenej povinnosti nadriadený poverenej osoby, ktorý udelil písomný súhlas na vypožičanie utajovanej písomnosti, písomne vyzve túto oprávnenú osobu na neodkladné vrátenie vypožičanej utajovanej písomnosti.

Utajovaná písomnosť sa počas trvania výpožičky nerozmnožuje.

Prenášaním utajovanej písomnosti sa rozumie fyzické disponovanie s utajovanou písomnosťou zo strany oprávnenej osoby pri plnení úloh štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky mimo chráneného priestoru.

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Prísne tajné a Tajné možno prenášať iba v sprievode ďalšej oprávnenej osoby pre daný stupeň utajenia.

Na prenášanie utajovanej písomnosti možno použiť len také aktovky, kufríky, obaly, kuriérne vaky, ktoré sa dajú zabezpečiť mechanickým alebo kódovým zámkom alebo sa dajú zapečatiť (zaplombovať) (ďalej len „prenosná schránka“); označujú sa textom: „Neotvárať! Ihneď odovzdajte Národnému bezpečnostnému úradu, najbližšiemu príslušníkovi Policajného zboru alebo útvaru Policajného zboru!“.

Utajovaná písomnosť sa v rámci jedného uzatvoreného objektu štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky prenáša v nepriehľadnom obale, na ktorom sa uvedie názov konkrétneho subjektu a vyznačí sa stupeň utajenia prenášanej utajovanej písomnosti.

Oprávnená osoba chráni utajovanú písomnosť počas jej prenosu spôsobom, aby nedošlo k neoprávnenej manipulácii.

Prepravou utajovanej písomnosti sa rozumie len jej doručovanie adresátovi.

Utajovanú písomnosť možno prepravovať

Prevzatie utajovanej písomnosti na prepravu podľa odseku 2 sa potvrdzuje priezviskom, podpisom, dátumom v doručovacom zošite; to neplatí v prípade prevzatia utajovanej písomnosti na prepravu subjektom podľa odseku 2 písm. b), kde sa prevzatie na prepravu vykoná podľa osobitného predpisu.⁷

Utajovaná písomnosť sa prepravuje v dvoch nepriehľadných obálkach, a to vo vnútornej a vonkajšej.

Na vnútornej obálke sa vyznačuje v ľavej hornej časti číslo utajovanej písomnosti a odosielateľ, v pravej hornej časti stupeň utajenia a v dolnej časti adresa príjemcu. Spojené miesta obálky sa po celej dĺžke prelepia lepiacou páskou, ktorú nemožno odstrániť bez jej poškodenia, a na zadnej strane obálky sa na lepiacu pásku alebo pod ňu, ak je priehľadná, vyznačí odtlačok pečiatky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky tak, aby presahoval okraje lepiacej pásky. Cez odtlačok pečiatky sa podpíše oprávnená osoba, ktorá utajovanú skutočnosť balila. Ak sa utajovaná písomnosť prepravuje kuriérom, v ľavej dolnej časti sa označuje nápisom „KURIÉROM". Ak má zásielku otvoriť výlučne adresát, na obálke sa vyznačí nápis „DO VLASTNÝCH RÚK".

Do vnútornej obálky sa k utajovanej písomnosti stupňa utajenia Tajné a Prísne tajné pripája návratka, na ktorej adresát potvrdzuje podpisom, odtlačkom pečiatky a dátumom príjem utajovanej písomnosti. Návratka sa po potvrdení prijatia utajovanej písomnosti ihneď zasiela späť odosielateľovi. Vrátená návratka sa pripojí k utajovanej písomnosti uloženej pri protokole utajovaných písomností a nezapočítava sa do celkového počtu listov; pri utajovanej písomnosti zasielanej prvopisom sa návratka odovzdá poverenej osobe. Do vnútornej obálky k utajovanej písomnosti stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné sa návratka pripája na základe rozhodnutia nadriadeného.

Na vonkajšej obálke sa uvádzajú všetky náležitosti ako na vnútornej obálke okrem stupňa utajenia a skratky stupňa utajenia v čísle utajovanej písomnosti. Vonkajšia obálka sa na spojených miestach lepiacou páskou neprelepuje. Pri preprave kuriérom vonkajšia obálka nie je potrebná, ak sú dodržané podmienky podľa § 15 ods. 3.

Ak utajovanú písomnosť nemožno vložiť do obálky, zabalí sa do pevného obalu, ktorý sa zabezpečí a označí tak ako obálka.

Utajované písomnosti označené stupňom utajenia Dôverné a Vyhradené určené pre jedného adresáta možno vložiť do jednej vnútornej obálky alebo obalu.

Utajovaná písomnosť stupňa utajenia Prísne tajné alebo Tajné sa nesmie prepravovať prostriedkami verejnej dopravy okrem leteckej dopravy a lodnej dopravy.

Kuriér sa v rámci prepravy preukáže odosielateľovi a na požiadanie aj adresátovi dokladom totožnosti alebo služobným preukazom a platným osvedčením kuriéra na prepravu utajovaných písomností podľa prílohy č. 13; osvedčenie kuriéra môže byť vystavené vždy s platnosťou najdlhšie do 31. decembra kalendárneho roka. Kuriér sa v rámci prepravy s obsahom prepravovaných utajovaných písomností neoboznamuje.

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Prísne tajné alebo Tajné prepravujú najmenej dvaja kuriéri, ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označená prepravovaná utajovaná písomnosť.

Prepravu utajovanej písomnosti mimo územia Slovenskej republiky vykonávajú kuriéri diplomatickej kuriérnej služby Ministerstva zahraničných vecí Slovenskej republiky alebo osoby podľa osobitných predpisov,⁹ ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označená prepravovaná utajovaná písomnosť.

Utajovaná písomnosť sa prepravuje len v prenosnej schránke, ktorá spĺňa podmienky podľa § 15 ods. 3.

Utajované písomnosti poskytované v rámci medzinárodnej spolupráce podľa § 60 ods. 8 zákona môžu prepravovať príslušníci alebo zamestnanci spravodajských služieb Slovenskej republiky alebo príslušníci a zamestnanci Policajného zboru, ktorí sú oprávnenými osobami pre stupeň utajenia rovnaký alebo vyšší, akým je označená prepravovaná utajovaná písomnosť.

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Prísne tajné možno rozmnožovať len na základe písomného súhlasu pôvodcu utajovanej skutočnosti.

Utajovanú písomnosť označenú stupňom utajenia Tajné alebo Dôverné možno rozmnožovať na základe písomného súhlasu nadriadeného spracovateľa. To neplatí, ak pôvodca utajovanej skutočnosti na utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Tajné a Dôverné uviedol: „Rozmnožovať len po predchádzajúcom písomnom súhlase pôvodcu utajovanej skutočnosti.".

Písomný súhlas na rozmnožovanie utajovanej písomnosti obsahuje číslo utajovanej písomnosti, počet požadovaných kópií, rozdeľovník, dôvod, meno, priezvisko a podpis toho, kto súhlas udelil, a dátum udelenia súhlasu. Na písomnom súhlase sa doplní meno, priezvisko a podpis oprávnenej osoby, ktorá utajovanú písomnosť rozmnožila; písomný súhlas sa vyznačuje na pôvodnej utajovanej písomnosti alebo sa pripája k pôvodnej utajovanej písomnosti.

Každé rozmnoženie utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Prísne tajné sa zaznamená u pôvodcu utajovanej skutočnosti aj adresáta slovom „KÓPIA" v stĺpci č. 11 protokolu utajovaných písomností a v rozdeľovníku utajovanej písomnosti u pôvodcu utajovanej skutočnosti; na vyhotovenej kópii oprávnená osoba, ktorá kópiu vyhotovila, uvedie dátum vyhotovenia kópie, svoje meno, priezvisko a podpis. Oprávnená osoba, ktorá kópiu vyhotovila, zabezpečí označenie stupňa utajenia červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby.

Každé rozmnoženie utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Tajné a Dôverné zaznamená poverená osoba slovom „KÓPIA" v stĺpci č. 11 protokolu utajovaných písomností u adresáta; na vyhotovenej kópii osoba, ktorá kópiu vyhotovila, uvedie dátum vyhotovenia kópie, svoje meno, priezvisko a podpis. Oprávnená osoba, ktorá kópiu vyhotovila, zabezpečí označenie stupňa utajenia červenou farbou alebo odtlačkom pečiatky červenej farby.

O rozmnožovaní utajovanej písomnosti označenej stupňom utajenia Vyhradené rozhoduje na základe odôvodnenej potreby spracovateľ; na rozmnožovanej utajovanej písomnosti alebo na samostatnom liste sa vyznačí počet vyhotovených kópií, rozdeľovník, dátum vyhotovenia a pripojí sa meno, priezvisko a podpis toho, kto utajovanú písomnosť rozmnožil; samostatný list sa pripája k utajovanej písomnosti.

Pri reprodukcii hmotného nosiča utajovaných písomností podľa § 23 ods. 1 možno kópie vyhotoviť za podmienok uvedených v odsekoch 1 až 6.

Kópia utajovanej písomnosti, ktorá je odpisom, ktorým je doslovné prevzatie textu utajovanej písomnosti, alebo výpisom, ktorým je prevzatie utajovanej časti textu alebo obsahu utajovanej písomnosti, okrem výpisu do poznámkového zošita, alebo preklad utajovanej písomnosti, označuje sa rovnakým stupňom utajenia, akým bola označená pôvodná utajovaná písomnosť.

Na kópiách utajovanej písomnosti sa v hornej prednej časti prvého listu vyznačí slovami „KÓPIA č. ....". Ak počet listov novovytvorenej kópie nie je totožný s počtom listov pôvodnej utajovanej písomnosti, vyznačí sa skutočný počet jeho listov za lomkou za slovami „KÓPIA č. .../... listov".

Adresát zničí mimo vyraďovacieho konania kópiu výtlačku utajovanej písomnosti stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné, ktorú sám vyhotovil. Zničenie kópie utajovanej písomnosti vykoná najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená nadriadeným oprávnenej osoby. Záznam o zničení vyznačí komisia na utajovanej písomnosti, kde sa nachádza záznam o vyhotovení príslušnej kópie utajovanej písomnosti. Záznam o zničení kópie obsahuje číslo kópie, dátum zničenia, meno, priezvisko a podpisy všetkých členov komisie.

Pri zániku štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, (ďalej len „odovzdávajúci subjekt"), ktorý má právneho nástupcu, sa utajované písomnosti odovzdajú právnemu nástupcovi podpísaním záznamu o odovzdaní a prijatí utajovaných písomností. Ak je právnym nástupcom podnikateľ, ktorý má spĺňať podmienky priemyselnej bezpečnosti a nemá platné potvrdenie o priemyselnej bezpečnosti, utajované písomnosti sa odovzdajú ústrednému orgánu štátnej správy, do ktorého pôsobnosti utajované písomnosti patria (ďalej len „ústredný orgán"). Vedúci ústredného orgánu rozhodne o postúpení prijatých utajovaných písomností právnemu nástupcovi odovzdávajúceho subjektu až po splnení podmienok priemyselnej bezpečnosti na základe písomnej žiadosti právneho nástupcu.

Pred odovzdaním najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb písomne určená vedúcim odovzdávajúceho subjektu preverí úplnosť utajovaných písomností a spracuje ich zoznam, ktorý tvorí prílohu záznamu o odovzdaní a prijatí utajovaných písomností. Zoznam obsahuje číslo utajovanej písomnosti, pod ktorým je utajovaná písomnosť evidovaná v protokole utajovaných písomností, stručné označenie veci, číslo výtlačku a celkový počet listov odovzdávanej utajovanej písomnosti. Na konci zoznamu podpísaného členmi komisie sa uvedie meno, priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti odovzdáva, meno, priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti preberá.

Záznam o odovzdaní utajovaných písomností podľa odseku 1 obsahuje najmä identifikačné údaje (názov, adresa) odovzdávajúceho subjektu a jeho právneho nástupcu alebo ústredného orgánu, dôvod zániku odovzdávajúceho subjektu, dátum odovzdania a prijatia utajovaných písomností, vyhlásenie o úplnosti odovzdávaných utajovaných písomností, meno, priezvisko a podpis vedúceho odovzdávajúceho subjektu a vedúceho právneho nástupcu alebo vedúceho ústredného orgánu. Záznam sa vyhotoví v troch výtlačkoch pre odovzdávajúci subjekt, pre právneho nástupcu alebo ústredný orgán a pre úrad.

Pri zániku odovzdávajúceho subjektu bez právneho nástupcu najmenej dvojčlenná komisia oprávnených osôb určená jeho vedúcim preverí úplnosť utajovaných písomností a spracuje ich zoznam podľa odseku 2. Všetky utajované písomnosti, ktoré boli evidované v odovzdávajúcom subjekte, komisia predloží na vyraďovanie utajovaných písomností podľa § 24. Utajované písomnosti sa odovzdajú ústrednému orgánu, a ak taký nie je, úradu.

Záznam o odovzdaní utajovaných písomností podľa odseku 3 sa pri zániku odovzdávajúceho subjektu bez právneho nástupcu vyhotoví v troch výtlačkoch pre odovzdávajúci subjekt, pre ústredný orgán a pre úrad.

S utajovanými písomnosťami sa odovzdávajú aj administratívne pomôcky. Zoznam administratívnych pomôcok obsahuje najmä evidenčné číslo administratívnej pomôcky, názov administratívnej pomôcky a počet listov administratívnej pomôcky. Na konci zoznamu podpísaného členmi komisie sa uvedie meno, priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti odovzdáva, meno, priezvisko a podpis vedúceho, ktorý utajované písomnosti preberá. Zoznam odovzdávaných administratívnych pomôcok tvorí prílohu k záznamu o odovzdaní a prijatí utajovaných písomností.

Ustanovenia odsekov 1 až 6 sa primerane vzťahujú aj na prípady rozdelenia štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby.

Utajované písomnosti prijaté spoločne s príslušným protokolom utajovaných písomností sa neevidujú v protokole utajovaných písomností preberajúceho štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby. Preberajúci štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická osoba zaeviduje prijatý protokol utajovaných písomností vo svojej knihe administratívnych pomôcok s uvedením dátumu fyzického prijatia protokolu utajovaných písomností a utajovaných písomností v ňom evidovaných.

V prípade prijatia utajovaných písomností bez príslušného protokolu utajovaných písomností sa vyhotoví písomný záznam o ich prijatí, ktorého prílohou bude zoznam prijatých utajovaných písomností. Prijaté utajované písomnosti sa zaevidujú v evidencii utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie. Záznam o prijatí utajovaných písomností sa zaeviduje v protokole utajovaných písomností alebo registratúrnom denníku preberajúceho štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby s prihliadnutím na dátum fyzického prijatia.

Ak osobe zanikne oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami alebo ak mení pracovisko, odovzdá neodkladne všetky pridelené utajované písomnosti a administratívne pomôcky svojmu nadriadenému, ktorý zabezpečí ďalšiu manipuláciu s odovzdanými utajovanými písomnosťami a administratívnymi pomôckami. O odovzdaní utajovaných písomností a administratívnych pomôcok sa vyhotoví písomný záznam; záznam podpisuje nadriadený a osoba, ktorej zaniklo oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami alebo ak mení pracovisko. Záznam sa vyhotovuje v dvoch výtlačkoch, z ktorých sa jeden odovzdáva osobe, ktorej zaniklo oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami alebo mení pracovisko.

Pri zmene vedúceho alebo poverenej osoby sa písomne ustanovuje komisia zložená najmenej z dvoch oprávnených osôb určených na oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami príslušného stupňa utajenia v určenom rozsahu. Komisia zabezpečí odovzdanie a prijatie všetkých utajovaných písomností a príslušných administratívnych pomôcok pridelených vedúcemu alebo poverenej osobe novému vedúcemu alebo novej poverenej osobe; táto skutočnosť sa potvrdzuje v registratúrnom zázname.¹ Záznam podpisujú členovia komisie, odovzdávajúca osoba a preberajúca osoba.

Hmotným nosičom utajovaných písomností v elektronickej podobe je najmä disketa, CD, DVD, USB, audiokazeta, videokazeta určená na prenos, prepravu alebo uschovanie utajovanej písomnosti v elektronickej podobe, ktorá sa eviduje zapísaním v evidencii hmotných nosičov utajovaných písomností.

Evidencia hmotných nosičov utajovaných písomností sa v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe alebo v ich organizačnej zložke vedie tak, aby evidencia poskytovala úplný prehľad o všetkých používaných hmotných nosičoch utajovaných písomností aspoň v rozsahu údajov uvedených v prílohe č. 15; evidenciu vedie oprávnená osoba písomne určená nadriadeným.

Hmotný nosič utajovaných písomností sa označuje na opisnom štítku alebo na obale stupňom utajenia, názvom štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, alebo ich organizačnej zložky a prideleným číslom z evidencie hmotných nosičov utajovaných písomností; to neplatí v prípade hmotných nosičov utajovaných písomností tvoriacich prílohu k utajovanej písomnosti, ktoré sú uložené spoločne s utajovanou písomnosťou pri protokole utajovaných písomností.

Hmotný nosič utajovaných písomností sa ukladá v súlade s ustanoveniami osobitného predpisu;⁶ to neplatí počas prenosu a prepravy hmotného nosiča utajovaných písomností.

Utajované písomnosti stupňa utajenia Vyhradené a Dôverné sa môžu uschovávať na spoločnom hmotnom nosiči utajovaných písomností označenom stupňom utajenia Dôverné. Utajované skutočnosti stupňa utajenia Tajné a Prísne tajné sa uschovávajú na samostatných hmotných nosičoch utajovaných písomností. Preprava a prenášanie hmotných nosičov utajovaných písomností sa vykonáva v súlade s § 15 až 19.

Na účely tejto vyhlášky sa vyraďovaním utajovaných písomností rozumie súhrn odborných činností, pri ktorých sa vyčleňujú utajované písomnosti určené na zmenu označenia stupňa utajenia, určené na zrušenie označenia stupňa utajenia, utajované písomnosti, ktorým uplynula lehota uloženia a sú zaevidované

ak to osobitný predpis¹¹ neustanovuje inak, a vyčlenenie administratívnych pomôcok, ktoré boli vrátené ku knihe administratívnych pomôcok a nebudú ďalej používané.

Vyraďovanie utajovaných písomností a administratívnych pomôcok vykonáva vyraďovacia komisia zložená z oprávnených osôb (ďalej len „komisia") písomne určená vedúcim. Predsedom komisie, ktorá musí mať najmenej dvoch členov, nemôže byť poverená osoba; to neplatí, ak ide o vyraďovanie prijatých utajovaných písomností podľa § 35.

Komisia prekontroluje úplnosť všetkých vyčlenených utajovaných písomností zaevidovaných v administratívnych pomôckach uvedených v odseku 1. Ak zistí, že pri jednotlivých utajovaných písomnostiach je dôvod na zmenu označenia stupňa utajenia, na zrušenie označenia stupňa utajenia alebo uplynula lehota uloženia utajovanej písomnosti, spracuje pre vedúceho

Komisia súčasne prekontroluje úplnosť a aktuálnosť všetkých administratívnych pomôcok zaevidovaných v knihe administratívnych pomôcok. Ak zistí, že pri jednotlivých administratívnych pomôckach je dôvod na ich zničenie, spracuje pre vedúceho zoznam administratívnych pomôcok navrhnutých na zničenie.

V zoznamoch sa uvedie najmä poradové číslo, číslo utajovanej písomnosti a počet listov. Pri zmene označenia stupňa utajenia sa uvedie dôvod zmeny stupňa utajenia, ako aj nové označenie stupňa utajenia. Jeden výtlačok je určený pre vyraďovaciu komisiu a druhý výtlačok pre vedúceho.

Vlastné utajované písomnosti navrhnuté na zmenu stupňa utajenia sa po písomnom odsúhlasení vedúcim preevidujú do protokolu utajovaných písomností podľa nového označenia stupňa utajenia.

Vlastné utajované písomnosti, pri ktorých vedúci rozhodol o zrušení utajenia, a doručené utajované písomnosti, pri ktorých pôvodca utajovanej skutočnosti zrušil stupeň utajenia, sa odovzdajú formou zápisnice pracovisku, ktoré je v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe, alebo ich organizačnej zložke určené na plnenie úloh správy registratúry.¹²

Pred zničením vedúci zabezpečí v súlade s osobitným predpisom¹² posúdenie trvalej dokumentárnej hodnoty utajovaných písomností navrhnutých na vyradenie. Po posúdení trvalej dokumentárnej hodnoty utajovaných písomností navrhnutých na zničenie sa zabezpečí fyzické zničenie utajovaných písomností bez trvalej dokumentárnej hodnoty za prítomnosti najmenej dvoch členov komisie tak, aby sa zabránilo neoprávnenej manipulácii s nimi. Utajované písomnosti s trvalou dokumentárnou hodnotou sa odovzdajú po zrušení stupňa utajenia do príslušného archívu. Súčasne sa zabezpečí aj fyzické zničenie administratívnych pomôcok navrhnutých na zničenie.

V protokole utajovaných písomností v stĺpci č. 16, v evidencii utajovaných interných predpisov alebo v evidencii utajovaných písomností, ktorých charakter vyžaduje dlhodobé utajenie, komisia v prípade fyzického zničenia utajovanej písomnosti vyznačí dátum zničenia a odtlačí pečiatku „ZNIČENÉ"; v prípade zrušenia utajenia vyznačí dátum zrušenia utajenia a odtlačí pečiatku „UTAJENIE ZRUŠENÉ". Záznam podpíše predseda komisie.

V knihe administratívnych pomôcok sa v prípade rozhodnutia o zničení vyznačí dátum zničenia a odtlačí sa pečiatka „ZNIČENÉ". Záznam podpíše predseda komisie.

Oznámenie o neoprávnenej manipulácii s utajovanou písomnosťou obsahuje

Do 30 dní od oznámenia o neoprávnenej manipulácii s utajovanou písomnosťou vedúci zašle úradu správu o spôsobe a záveroch prešetrenia a následných opatreniach prijatých na zamedzenie neoprávnenej manipulácii.

Neoprávnená manipulácia s utajovanou písomnosťou sa vyznačuje v protokole utajovaných písomností, v ktorom je utajovaná písomnosť evidovaná v stĺpci č. 14 skratkou „NM", odlišnou farbou, ako sú vykonané ostatné zápisy.

Postup podľa odsekov 1 a 2 sa vzťahuje na štátny orgán, podnikateľa alebo inú právnickú osobu, alebo ich organizačnú zložku aj v prípadoch, ak boli na neoprávnenú manipuláciu písomne upozornení úradom.

Spravodajskou informáciou na účely tejto vyhlášky je utajovaná písomnosť, ktorej pôvodcom je spravodajská služba,^13a obsahujúca informácie získané metódami a prostriedkami podľa osobitného predpisu,¹⁴ zasielaná adresátovi podľa osobitného predpisu.¹⁴

Adresát podľa odseku 1 a každá oprávnená osoba, ktorá sa oboznámila so spravodajskou informáciou, vyznačí toto oboznámenie záznamom priamo na spravodajskej informácii; záznam obsahuje meno, priezvisko, dátum oboznámenia a podpis osoby, ktorá sa s touto spravodajskou informáciou oboznámila.

Spravodajskú informáciu adresát podľa odseku 1 rozmnoží, konvertuje alebo vypožičia len na základe predchádzajúceho písomného súhlasu spravodajskej služby.

Ustanovenia odsekov 1 a 3 sa vzťahujú rovnako aj na hmotný nosič utajovaných písomností obsahujúci spravodajskú informáciu. Postup ustanovený v odseku 2 sa primerane použije aj na hmotný nosič utajovaných písomností obsahujúci spravodajskú informáciu.

Ustanoveniami odsekov 1 až 4 nie sú dotknuté ustanovenia § 4.

Centrálny register pôsobí ako príjemca a odosielateľ vymieňaných utajovaných písomností.

V centrálnom registri sa vedie

Register sa zriaďuje v štátnom orgáne, u podnikateľa alebo v inej právnickej osobe alebo v ich organizačnej zložke a prostredníctvom centrálneho registra pôsobí ako príjemca a odosielateľ vymieňaných utajovaných písomností v pôsobnosti príslušného štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky.

V registri sa vedie

Koncový register sa zriaďuje v organizačnej zložke štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby, ktorá má zriadený register. Koncový register pôsobí prostredníctvom registra ako príjemca a odosielateľ vymieňaných utajovaných písomností v pôsobnosti príslušnej organizačnej zložky štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby.

V koncovom registri sa vedie

Žiadosť o zriadenie registra alebo koncového registra podľa prílohy č. 14 vedúci zasiela úradu.

V odôvodnených prípadoch je možné určiť viacerých zástupcov vedúceho registra alebo koncového registra.

Úrad posudzuje podmienky ochrany utajovaných skutočností; výsledok posúdenia písomne oznámi žiadateľovi. Pred začatím činnosti registra pracovníci centrálneho registra zaznamenajú podpisové vzory a vykonajú poučenie vedúceho registra a jeho zástupcu, o čom sa vyhotoví záznam. Pred začatím činnosti koncového registra pracovníci registra zaznamenajú podpisové vzory a vykonajú poučenie vedúceho koncového registra a jeho zástupcu, o čom sa vyhotoví záznam. Fotokópiu záznamu o poučení zasiela vedúci registra centrálnemu registru. Poučenie sa vykonáva každoročne.

Vedúci registra oznamuje úradu všetky zmeny týkajúce sa údajov uvedených v žiadosti o zriadenie registra.

Utajované písomnosti označené stupňom utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené sa evidujú v registri a koncovom registri spôsobom, ktorý určí vedúci. Evidencia obsahuje najmä údaje o pôvodcovi utajovanej skutočnosti a evidenčné identifikačné údaje utajovanej skutočnosti pridelené pôvodcom utajovanej skutočnosti.

S utajovanými písomnosťami označenými stupňom utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené sa ďalej manipuluje spôsobom, ktorý určí vedúci tak, aby sa zabránilo neoprávnenej manipulácii. Na manipuláciu s utajovanými písomnosťami označenými stupňom utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené sa nevzťahujú ustanovenia § 18 ods. 3, § 33 ods. 1 až 4, § 34 a 35.

Vedúci registra alebo jeho zástupca zasiela centrálnemu registru zoznam prijatých utajovaných písomností označených stupňom utajenia NATO Vyhradené a EÚ Vyhradené za obdobie kalendárneho mesiaca do desiateho dňa nasledujúceho mesiaca.

Vedúci zasiela úradu oznámenie o neoprávnenej manipulácii s utajovanou písomnosťou stupňa utajenia NATO Vyhradené alebo EÚ Vyhradené podľa § 25.

Pre jednotlivé zahraničné subjekty sa vedú samostatné protokoly utajovaných písomností. V protokole písomnosti pre zahraničný subjekt sa evidujú utajované skutočnosti prijaté a poskytnuté v rámci medzinárodnej spolupráce s daným zahraničným subjektom.

Protokol utajovaných písomností je oprávnená viesť v centrálnom registri osoba písomne poverená vedúcim centrálneho registra, v registri vedúci registra a jeho zástupca a v koncovom registri vedúci koncového registra a jeho zástupca.

Utajovaná písomnosť prijatá v rámci medzinárodnej spolupráce sa po prijatí označí slovenským ekvivalentom stupňa utajenia.

Výmena utajovaných písomností sa medzi registrami vykonáva prostredníctvom centrálneho registra. Ak je utajovaná písomnosť vo výnimočných prípadoch zaslaná priamo na register, vedúci registra túto skutočnosť dodatočne oznámi centrálnemu registru. Register zasiela utajované písomnosti koncovému registru priamo bez oznámenia centrálnemu registru.

Na ukladanie a uschovávanie vymieňaných utajovaných písomností sa vzťahujú pravidlá určené cudzou mocou alebo medzinárodnou zmluvou, ktorou je Slovenská republika viazaná.

Na základe požiadavky cudzej moci možno utajované skutočnosti v rámci výmeny utajovaných skutočností označovať v súlade s požiadavkami cudzej moci, s ktorou k výmene dochádza.

Na rozmnožovanie vymieňaných utajovaných písomností postúpených Slovenskej republike označených stupňom utajenia Vyhradené a Dôverné sa vzťahujú ustanovenia § 20, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, neustanovuje inak; rozmnoženie utajovaných písomností stupňa utajenia Dôverné za obdobie kalendárneho mesiaca oznamuje centrálnemu registru vedúci písomne do piateho dňa nasledujúceho kalendárneho mesiaca.

Na rozmnoženie vymieňaných utajovaných písomností postúpených Slovenskej republike označených stupňom utajenia Tajné a Prísne Tajné vydáva súhlas centrálny register pred ich vyhotovením, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, neustanovuje inak. Žiadosť o súhlas na rozmnoženie utajovanej písomnosti obsahuje názov a adresu žiadateľa (štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická osoba alebo ich organizačná zložka), číslo utajovanej písomnosti, dôvod jej rozmnoženia, meno a priezvisko toho, kto bude utajovanú písomnosť rozmnožovať a počet žiadaných kópií; to neplatí pri utajovaných písomnostiach vymieňaných podľa § 60 ods. 8 zákona. Po vydaní súhlasu centrálnym registrom sa pri rozmnožovaní utajovaných písomností postupuje podľa § 20.

Prijaté utajované písomnosti postúpené Slovenskej republike sa zničia po uplynutí lehoty uloženia, ktorú určil ten, kto utajovanú písomnosť vybavoval.

Vedúci registra zasiela úradu na posúdenie zoznam prijatých utajovaných písomností označených stupňom utajenia Dôverné v pôsobnosti registra, ktoré boli postúpené Slovenskej republike a ktoré sú navrhnuté na zničenie, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, neustanovuje inak. Po odsúhlasení zoznamu úradom sa v registri vykoná zničenie prijatých utajovaných písomností.

Koncové registre predkladajú registru čiastkové zoznamy prijatých utajovaných písomností označených stupňom utajenia Dôverné v pôsobnosti koncového registra, ktoré boli postúpené Slovenskej republike a ktoré sú navrhnuté na zničenie.

Prijaté utajované písomnosti stupňa utajenia Dôverné navrhnuté na zničenie sa fyzicky zničia až po doručení písomného stanoviska úradu.

Prijaté utajované písomnosti postúpené Slovenskej republike označené stupňom utajenia Tajné a Prísne tajné sa po uplynutí lehoty uloženia odovzdajú centrálnemu registru. O odovzdaní prijatých utajovaných písomností sa vyhotoví záznam, ktorý podpíše vedúci registra alebo jeho zástupca a poverený pracovník centrálneho registra. Záznam o odovzdaní prijatých utajovaných písomností obsahuje najmä identifikačné údaje odovzdávajúceho a preberajúceho subjektu a dátum odovzdania. Prílohou záznamu je zoznam odovzdávaných prijatých utajovaných písomností, ktorý obsahuje najmä číslo prijatej utajovanej písomnosti, stručné označenie veci, číslo výtlačku alebo kópie prijatej utajovanej písomnosti a celkový počet listov prijatej utajovanej písomnosti.

Žiadosť o vydanie certifikátu o bezpečnostnej previerke fyzickej osoby (ďalej len „certifikát osoby") zasiela úradu vedúci štátneho orgánu, podnikateľa alebo inej právnickej osoby alebo ich organizačnej zložky, u ktorých je fyzická osoba (ďalej len „osoba") v pracovnoprávnom alebo obdobnom pracovnom vzťahu vrátane služobného pomeru. Žiadosť o vydanie certifikátu podnikateľa o priemyselnej bezpečnosti (ďalej len „certifikát podnikateľa") zasiela úradu vedúci podnikateľa.

Žiadosť o vydanie certifikátu osoby obsahuje

Žiadosť o vydanie certifikátu podnikateľa obsahuje

Žiadosť podľa odseku 2 sa zasiela na každú osobu samostatne.

Certifikát osoby zasiela úrad vedúcemu, ktorý o vydanie certifikátu požiadal. Vedúci prostredníctvom registra zabezpečí poučenie osoby o povinnostiach na ochranu utajovaných skutočností podľa zákona a podľa príslušných predpisov cudzej moci. Ak štátny orgán, podnikateľ alebo iná právnická osoba alebo ich organizačná zložka nemá zriadený register, poučenie zabezpečí prostredníctvom centrálneho registra. O poučení sa vyhotoví záznam, ktorý podpíše poučená osoba a osoba, ktorá poučenie vykonala. V zázname o poučení sa uvedie meno a priezvisko poučenej osoby, stručný obsah poučenia s odvolaním sa na príslušné predpisy, meno a priezvisko toho, kto poučenie vykonal a dátum. Poučenie sa vykonáva každoročne.

Ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, neustanovuje inak, certifikát osoby sa vydáva najviac na dobu platnosti osvedčenia podľa odseku 2 písm. e). Po skončení doby platnosti certifikátu osoby vedúci zasiela originál späť na úrad.

Ak sa osobe skončí pracovnoprávny vzťah alebo obdobný pracovný vzťah vrátane služobného pomeru, alebo ak osobe zanikne oprávnenie oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami počas doby platnosti certifikátu osoby, vedúci v termíne do 30 dní od zániku oprávnenia zašle úradu originál certifikátu osoby.

Ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, neustanovuje inak, úrad vydáva certifikát osoby pre oboznamovanie sa s utajovanými skutočnosťami cudzej moci stupňa utajenia Dôverné a vyššie.

Pre oboznamovanie sa osoby s utajovanými skutočnosťami cudzej moci stupňa utajenia Vyhradené je postačujúce vykonať poučenie osoby podľa odseku 5, ak medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, neustanovuje inak.

Certifikát podnikateľa sa vydáva pre všetky stupne utajenia. Na vydanie certifikátu podnikateľa sa primerane vzťahujú ustanovenia odsekov 5 a 6.

Kniha administratívnych pomôcok evidovaná a vedená podľa doterajších predpisov sa môže naďalej používať, ak spĺňa požiadavky podľa § 2 ods. 3.

Administratívne pomôcky používané na zaznamenávanie manipulácie s utajovanými písomnosťami podľa doterajších predpisov sa môžu používať do 31. decembra 2007; po uplynutí uvedeného termínu sa môžu používať len po doplnení údajov uvedených v tejto vyhláške.

Protokoly utajovaných písomností používané na evidovanie utajovaných písomností sa môžu ďalej používať po nahradení textu predtlače v stĺpci č. 15 „Lehota utajenia" textom „Znak hodnoty a Lehota uloženia".

Písomnosti zaevidované v osobitnej evidencii vybavených písomností podľa doterajších predpisov sa musia preevidovať do registratúrneho denníka do 31. decembra 2007, ak sa v rámci vyraďovania nerozhodlo o ich zničení.

Na utajovaných písomnostiach vybavených podľa doterajších predpisov sa znak hodnoty, lehota uloženia a registratúrna značka vyznačí najneskôr pri ich vyraďovaní podľa § 24 tejto vyhlášky.